Tổng hợp các phím tắt, hàm trên Excel, dân văn phòng nên biết.

Excel là một công cụ rất hữu ích cho dân văn phòng. Trong quá trình làm việc, không ít thì nhiều chúng ta sẽ phải có lúc phải sử dụng đến phần mềm này để làm việc hiệu quả, khoa học hơn.

Việc sử dụng phím tắt Excel sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian thao tác đi rất nhiều nên bạn làm việc sẽ nhanh hơn, hiệu quả hơn. Thực sự việc sử dụng các phím tắt này là không thể thiếu đối với một người làm văn phòng, đặc biệt là dân kế toán chuyên nghiệp

Nhóm phím tắt điều hướng trong bảng tính Excel

Phím mũi tên ▽◁▷△: Di chuyển lên, xuống, sang trái, hoặc sang phải trong một bảng tính.

Pg Dn/Pg Up: Di chuyển xuống cuối bảng tính/ lên đầu của bảng tính.

Alt + Pg Dn/Alt + Pg Up: Di chuyển màn hình sang phải/ trái trong một bảng tính.

Tab/Shift + Tab: Di chuyển một ô sang phải/ sang trái trong một bảng tính.

Home: Di chuyển đến ô đầu của một hàng trong một bảng tính.

Ctrl + Home: Di chuyển đến ô đầu tiên của một bảng tính.

Ctrl + End: Di chuyển đến ô cuối cùng chứa nội dung trên một bảng tính.

Ctrl + F: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (mở sẵn mục Tìm kiếm – Find).

Ctrl + H: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (Mở sẵn mục Thay thế – Replace).

Shift + F4: Lặp lại việc tìm kiếm trước đó.

Ctrl + G (hoặc F5 ): Hiển thị hộp thoại ‘Go to’.

Ctrl + ◁/Ctrl + ▷: Bên trong một ô: Di chuyển sang ô bên trái hoặc bên phải của ô đó.

Alt + ▽: Hiển thị danh sách AutoComplete.

Nhóm phím tắt chèn và chỉnh sửa dữ liệu

Phím tắt Undo/Redo

  • Ctrl + Z: Hoàn tác hành động trước đó (nhiều cấp) – Undo.
  • Ctrl + Y: Đi tới hành động tiếp đó (nhiều cấp) – Redo.

Làm việc với Clipboard

  • Ctrl + C: Sao chép nội dung của ô được chọn.
  • Ctrl + X: Cắt nội dung của ô được chọn.
  • Ctrl + V: Dán nội dung từ clipboard vào ô được chọn.
  • Ctrl + Alt+ V: Nếu dữ liệu tồn tại trong clipboard: Hiển thị hộp thoại Paste Special.

Các phím tắt chỉnh sửa bên trong ô Excel

  • F2: Chỉnh sửa ô đang chọn với con trỏ chuột đặt ở cuối dòng.
  • Alt + Enter: Xuống dòng trong cùng một ô Excel.
  • Enter: Hoàn thành nhập 1 ô và di chuyển xuống ô phía dưới.
  • Shift + Enter: Hoàn thành nhập 1 ô và di chuyển lên ô phía trên.
  • Tab/Shift + Tab: Hoàn thành nhập 1 ô và di chuyển đến ô bên phải/hoặc bên trái.
  • Esc: Hủy bỏ việc sửa trong một ô.
  • Backspace: Xóa ký tự bên trái của con trỏ văn bản, hoặc xóa các lựa chọn.
  • Delete: Xóa ký tự bên phải của con trỏ văn bản, hoặc xóa các lựa chọn.
  • Ctrl + Delete: Xóa văn bản đến cuối dòng.
  • Ctrl + Shift + : (dấu hai chấm): Chèn thời gian hiện tại.
  • Alt + H + F + C: Phím tắt tô màu trong Excel, bạn chọn ô có dữ liệu muốn đổi màu, nhấn phím Alt rồi nhấn H, vẫn giữ Alt nhấn tiếp F, tiếp tục giữ Alt và nhấn C rồi chọn màu cần đổi.

Chỉnh sửa các ô hoạt động hoặc lựa chọn

  • Ctrl + D: Copy nội dung ở ô bên trên.
  • Ctrl + R: Copy ô bên trái.
  • Ctrl + “: Copy nội dung ô bên trên và ở trạng thái chỉnh sửa.
  • Ctrl + ‘: Copy công thức của ô bên trên và ở trạng thái chỉnh sửa.
  • Ctrl + –: Hiển thị menu xóa ô/hàng/cột.
  • Ctrl + Shift + +: Hiển thị menu chèn ô/hàng/cột.
  • Shift + F2: Chèn/Chỉnh sửa một ô comment.
  • Shift + F10, sau đó M: Xóa comment.
  • Alt + F1: Tạo và chèn biểu đồ với dữ liệu trong phạm vi hiện tại.
  • F11: Tạo và chèn biểu đồ với dữ liệu trong phạm vi hiện tại trong một sheet biểu đồ riêng biệt.
  • Ctrl + K: Chèn một liên kết.
  • Enter (trong một ô có chứa liên kết): Kích hoạt liên kết.

Ẩn và hiện các phần tử

  • Ctrl + 9: Ẩn hàng đã chọn.
  • Ctrl + Shift + 9: Bỏ ẩn hàng đang ẩn trong vùng lựa chọn chứa hàng đó.
  • Ctrl + 0 (số 0): Ẩn cột được chọn.
  • Ctrl + Shift + 0 (số 0): Bỏ ẩn cột đang ẩn trong vùng lựa chọn.
  • Lưu ý: Trong Excel 2010 không có tác dụng, để hiện cột vừa bị ẩn, nhấn: Ctrl + Z.
  • Alt + Shift + ▷: Nhóm hàng hoặc cột.
  • Alt + Shift + ◁: Bỏ nhóm các hàng hoặc cột.

Chỉnh sửa bên trong ô

  • Shift + ◁/Shift + ▷: Chọn hoặc bỏ chọn một ký tự bên trái / bên phải.
  • Ctrl + Shift + ◁/Ctrl + Shift + ▷: Chọn hoặc bỏ chọn một từ bên trái / bên phải.
  • Shift + Home/Shift + End: Chọn từ con trỏ văn bản đến đầu / đến cuối của ô.

Nhóm phím tắt làm việc với dữ liệu được chọn

Chọn các ô

  • Shift + Space (Phím cách): Chọn toàn bộ hàng.
  • Ctrl + Space (Phím cách): Chọn toàn bộ cột.
  • Ctrl + Shift + * (dấu sao): Chọn toàn bộ khu vực xung quanh các ô đang hoạt động.
  • Ctrl + A (hoặc Ctrl + Shift + phím cách): Chọn toàn bộ bảng tính (hoặc các khu vực chứa dữ liệu).
  • Ctrl + Shift + Pg Up: Chọn sheet hiện tại và trước đó trong cùng file Excel.
  • Shift + ▽◁▷△: Mở rộng vùng lựa chọn từ một ô đang chọn.
  • Ctrl + Shift + ▽/△: Chọn/bỏ chọn tất cả các ô kể từ ô đang chọn đến cuối cột
  • Shift + Pg Dn/Shift + Pg Up: Mở rộng vùng được chọn xuống cuối trang màn hình / lên đầu trang màn hình.
  • Shift + Home: Mở rộng vùng được chọn về ô đầu tiên của hàng.
  • Ctrl + Shift + Home: Mở rộng vùng chọn về đầu tiên của bảng tính.
  • Ctrl + Shift + End: Mở rộng vùng chọn đến ô cuối cùng được sử dụng trên bảng tính (góc dưới bên phải).

Quản lý trong các vùng lựa chọn

  • F8: Bật tính năng mở rộng vùng lựa chọn (bằng cách sử dụng thêm các phím mũi tên) mà không cần nhấn giữ phím Shift.
  • Shift + F8: Thêm một (liền kề hoặc không liền kề) dãy các ô để lựa chọn. Sử dụng các phím mũi tên và Shift + phím mũi tên để thêm vào lựa chọn.
  • Enter/Shift + Enter: Di chuyển lựa chọn ô hiện tại xuống/lên trong vùng đang được chọn.
  • Tab/Shift + Tab: Di chuyển lựa chọn ô hiện tại sang phải/trái trong vùng đang được chọn.
  • Esc: Hủy bỏ vùng đang chọn.

Nhóm phím tắt định dạng dữ liệu

Định dạng ô

  • Ctrl + 1: Hiển thị hộp thoại Format.
  • Ctrl + B (hoặc Ctrl + 2): Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng chữ đậm.
  • Ctrl + I (hoặc Ctrl + 3): Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng in nghiêng.
  • Ctrl + U (hoặc Ctrl + 4): Áp dụng hoặc hủy bỏ một gạch dưới.
  • Ctrl + 5: Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng gạch ngang.
  • Alt + ‘ (dấu nháy đơn) : Hiển thị hộp thoại Style.

Các định dạng số

  • Ctrl + Shift + $: Áp dụng định dạng tiền tệ với hai chữ số thập phân.
  • Ctrl + Shift + ~: Áp dụng định dạng số kiểu General.
  • Ctrl + Shift + #: Áp dụng định dạng ngày theo kiểu ngày, tháng và năm.
  • Ctrl + Shift + @: Áp dụng định dạng thời gian với giờ, phút và chỉ ra AM hoặc PM.
  • Ctrl + Shift + ^: Áp dụng định dạng số khoa học với hai chữ số thập phân.
  • F4: Lặp lại lựa chọn định dạng cuối cùng.

Căn ô

  • Alt + H, A, R: Căn ô sang phải.
  • Alt + H, A, C: Căn giữa ô.
  • Alt + H, A, I: Căn ô sang trái.

Phím tắt công thức

  • =: Bắt đầu một công thức.
  • Shift + F3: Hiển thị hộp thoại Insert Function.
  • Ctrl + A: Hiển thị cách thức nhập sau khi nhập tên của công thức.
  • Ctrl + Shift + A: Chèn các đối số trong công thức sau khi nhập tên của công thức.
  • Shift + F3: Chèn một hàm thành một công thức.
  • Ctrl + Shift + Enter: Nhập công thức là một công thức mảng.
  • F9: Tính tất cả các bảng trong tất cả các bảng tính.
  • Shift + F9: Tính toán bảng tính hoạt động.
  • Ctrl + Shift + U: Chuyển chế độ mở rộng hoặc thu gọn thanh công thức.
  • Ctrl + ‘: Chuyển chế độ Hiển thị công thức trong ô thay vì giá trị.
  • Ctrl + Pg Dn (PageDown): Phím tắt chuyển Sheet sang sheet ngay bên phải sheet đang mở
  • Ctrl + Pg Up (PageUp): Chuyển sang sheet bên trái sheet đang mở.
  • Ctrl + △▽◁▷: Di chuyển tới dòng trên cùng, dưới cùng, cạnh trái, cạnh phải của bảng tính.
  • Ctrl + △▽◁▷ + Shift: khoanh chọn vùng dữ liệu tới cuối bảng thay vì chỉ di chuyển ô chọn xuống cuối bảng.
  • Ctrl + Shift + 1 (!): Định dạng ô dạng số thập phân với 2 số sau dấu phẩy.
  • Ctrl + Shift + 4 ($): Định dạng ô tiền tệ $.
  • Ctrl + Shift + 5 (%): Định dạng ô là số %.
  • Ctrl + Shift +; (dấu chấm phẩy): Điền nhanh thời gian hiện tại vào ô trong bảng tính.
  • Ctrl + ; (dấu chấm phẩy): Điền ngày hiện tại vào ô.
  • Ctrl + ~ (cạnh số 1): Xem toàn bộ các ô ở dạng công thức.

Thủ thuật tính toán hay trong Excel

  • Tất cả các công thức Excel bắt đầu với một dấu bằng (=).
  • Sau dấu bằng, bạn nhập hoặc là phép tính hoặc hàm. Ví dụ: để cộng các giá trị trong các ô từ B1 tới B5, bạn có thể:
    • Gõ toàn bộ phương trình: = B1 + B2 + B3 + B4 + B5
    • Sử dụng hàm SUM: = SUM (B1: B5)
  • Nhấn phím Enter để hoàn thành công thức.

Hàm đếm

Bạn có một bảng tính với cơ sở dữ liệu khổng lồ và cần biết có bao nhiêu ô trong một vùng nào đó hay trong toàn bộ bảng tính chỉ chứa chữ số, không chứa chữ cái. Thay vì phải ngồi đếm một cách thủ công thì bạn có thể sử dụng hàm =COUNT. Ví dụ, bạn cần đếm từ ô C6 đến C14, hãy gõ =COUNT(C6:C14)

Hàm COUNTA

  • Cú pháp: COUNTA(Value1, Value2…).
  • Các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu.
  • Chức năng: Hàm đếm tất cả các ô chứa dữ liệu.
  • Ví dụ: =COUNTA(A4:D9) đếm các ô chứa dữ liệu trong dãy từ ô A4 đến ô D9.

Hàm COUNTIF

  • Cú pháp: COUNTIF(Range, Criteria).
  • Các tham số:
    • Range: dãy dữ liệu các bạn muốn đếm.
    • Criteria: điều kiện, tiêu chuẩn cho các ô đếm.
  • Chức năng: Hàm đếm các ô chứa giá trị theo điều kiện cho trước.
  • Ví dụ: =COUNTIF(A1:A5,”>9″) đếm tất cả các ô từ A1 đến A5 có chứa số lớn hơn 9.

 

Hàm tính tổng

Hàm SUM

Hàm SUM trong Excel thường được sử dụng để tính tổng các đối số trên bảng tính. Sử dụng hàm Sum trong Excel giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian và công sức so với cách tính thủ công thông thường.

  • Cú pháp: SUM(Number1, Number2..).
  • Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính tổng.
  • Ví dụ: =SUM(A2:B2) tính tổng các giá trị từ ô A2 đến ô B2.

Hàm SUMIF

Nếu bạn muốn tính tổng các ô được chỉ định bởi những tiêu chuẩn đưa vào thì bạn sử dụng hàm SUMIF

  • Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range).
  • Các tham số:
    • Range: Là dãy số mà các bạn muốn xác định.
    • Criteria: Điều kiện, tiêu chuẩn các bạn muốn tính tổng (có thể là số, biểu thực hoặc chuỗi).
    • Sum_range: Là các ô thực sự cần tính tổng.
  • Ví dụ: =SUMIF(A1:A5,”green”,B1:B5) tính tổng các ô từ B1 đến B5 với điều kiện giá trị trong cột từ A1 đến A5 là green.

Hàm SUMPRODUCT

  • Cú pháp: SUMPRODUCT(Array1,Array2,Array3…).
  • Các tham số: Array1: bắt buộc, đối số mảng đầu tiên mà bạn muốn nhân các thành phần của nó rồi cộng tổng. Array2, Array3… tùy chọn, các đối số mảng từ 2 đến 255 mà bạn muốn nhân các thành phần của nó rồi cộng tổng.
  • Chức năng: Lấy tích của các dãy đưa vào, sau đó tính tổng các tích đó.

Lưu ý: Các đối số trong các dãy phải cùng chiều, nếu không hàm sẽ trả về giá trị lỗi #VALUE.

Hàm tính giá trị trung bình

Hàm AVERAGE

  • Cú pháp: AVERAGE(Number1, Number2…).
  • Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính giá trị trung bình.
  • Chức năng: Trả về giá trị trung bình của các đối số.

Hàm MIN/MAX

Hàm MAX và hàm MIN thường được sử dụng để tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của các đối số hay vùng dữ liệu

Hàm MAX

  • Cú pháp: MAX(Number1, Number2…).
  • Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà các bạn muốn tìm giá trị lớn nhất ở trong đó.
  • Chức năng: Hàm trả về số lớn nhất trong dãy được nhập.
  • Ví dụ: =MAX(E4:E9) đưa ra giá trị lớn nhất trong các ô từ E4 đến E9.

Hàm MIN

  • Cú pháp: MIN(Number1, Number2…).
  • Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất ở trong đó.
  • Chức năng: Hàm trả về số nhỏ nhất trong dãy được nhập vào.

Hàm ngày tháng

Hàm DAYS

Hàm DAYS là hàm tính số ngày giữa 2 ngày trong Excel, thường dùng để tính số năm làm việc, hoạt động…

  • Cú pháp: DAYS(end_date, start_date).
  • Các tham số:
    • end_date: Là ngày kết thúc muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc.
    • start_date: Là ngày đầu tiên muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc.

Chú ý

  • Nếu end_date và start_date đều có dạng số -> hàm dùng EndDate – StartDate để tính số ngày giữa 2 ngày này.
  • Nếu end_date và start_date ở dạng văn bản hàm tự động chuyển sang định dạng ngày bằng cách sử dụng hàm DATEVALUE(date_text) rồi tính toán.
  • Nếu đối số vượt ngoài phạm vi của ngày tháng năm -> hàm trả về giá trị lỗi #NUM!
  • Nếu đối số dạng văn bản mà không thể chuyển sang định dạng ngày hợp lệ -> hàm trả về giá trị lỗi #VALUE!

Hàm NETWORKDAYS

Thay vì dùng cách thủ công như đếm tay để tính số ngày làm việc. Excel hỗ trợ cho bạn một hàm NETWORKDAYS tính số lượng ngày làm việc toàn thời gian giữa hai ngày một cách chính xác, nhanh gọn.

Cú Pháp: NETWORKDAYS(start_date,end_date,[HOLIDAYS])

Ví dụ: Trong hình dưới đây, chúng ta sử dụng hàm NETWORKDAYS tính số ngày làm việc với ngày bắt đầu là 23/01/2013, ngày kết thúc là 18/02/2013, trong đó bao gồm cả ngày nghỉ. Công thức là =NETWORKDAYS(B4,C4).

Hàm NOW

Nếu bạn muốn hiển thị ngày và thời gian hiện tại trên trang tính hoặc muốn tính toán dựa trên thời gian hiện tại thì hàm NOW là giải pháp dành cho bạn.

Cú Pháp: NOW ()

Chú ý

  • Cú pháp hàm NOW không sử dụng đối số.
  • Kết quả của hàm NOW được cập nhật khi bạn thực hiện một công thức hoặc edit một ô giá trị chứ không cập nhật liên tục.

Hàm tra cứu và tham chiếu

Hàm VLookup

Hàm VLookup dùng để tìm kiếm các giá trị trong cột ngoài cùng bên trái của bảng và trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột khác mà bạn chỉ định. Cú pháp: VLOOKUP(ô chứa giá trị tìm kiếm, vùng bảng chứa giá trị tìm kiếm và trả về,cột chứa giá trị trả về), có thể thêm đối số thứ 4 như ví dụ dưới.

Hàm VLookup tìm ID (104) trong cột ngoài cùng bên trái của dải $E$4:$G$7 và trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột thứ 3 (đối số thứ 3 được chỉ định là 3). Đối số thứ 4 đặt là FALSE để trả lại kết quả chính xác hoặc lỗi #N/A nếu không tìm thấy.

Bạn chỉ cần thực hiện trên 1 ô, sau đó kéo hàm VLookup xuống dưới để áp dụng cho các hàng bên dưới. Vì vùng tham chiếu giữ nguyên nên phải dùng $ trước các ký hiệu để tạo tham chiếu tuyệt đối.

Hàm HLookup

Hàm HLookup là hàm excel nâng cao dùng dò tìm một giá trị ở dòng đầu tiên của một bảng dữ liệu. Nó sẽ trả về giá trị ở cùng trên cột với giá trị tìm thấy trên hàng mà chúng ta chỉ định. Hàm HLookup thường dùng để điền thông tin vào bảng dữ liệu lấy từ bảng dữ liệu phụ. Cú pháp HLOOKUP(giá trị tìm kiếm, bảng giá trị tìm kiếm, số thứ tự hàng cần lấy, phạm vi tìm kiếm).

Ví dụ:

Để tìm kiếm giá trị Mã đơn vị của bảng tham chiếu và cho ra kết quả Đơn vị tương ứng với mức thưởng đó chúng ta làm như sau:

Ta có: HLOOKUP(A2:A4;$A$6:$D$7;2;1)

Trong đó:

  • A2:A4: là địa chỉ Mã đơn vị đối chiếu với dòng đầu tiên của bảng tham chiếu
  • $A$6:$D$7: là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu (các bạn chú ý không lấy tiêu đề nhé)
  • 2: dòng đơn vị là dòng thứ 2 của bảng tham chiếu
  • 1: dòng đầu tiên của bảng tham chiếu đã sắp xếp theo chiều tăng dần (ngầm định)

Kết quả nhận được như sau:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5/5 - (1 bình chọn)

Hello World

Không có gì hết :))

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.